Tóm tắt nhanh
- Người dịch: Cơ quan Đức thường yêu cầu bản dịch của người dịch được tuyên thệ hoặc ủy quyền tại Đức (beeidigt, ermächtigt), có trong cơ sở dữ liệu của ngành tư pháp.
- Hợp pháp hóa: Công ước Apostille không áp dụng giữa Đức và Việt Nam; giấy hộ tịch Việt Nam được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội hoặc Tổng lãnh sự quán Đức ở TP.HCM.
- Bé sinh ở Đức: Giấy tờ do cơ quan Đức cấp không cần hợp pháp hóa khi đăng ký với Đại sứ quán Việt Nam, nhưng cần bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
“Bản dịch công chứng” ở Đức là gì
Người Việt quen gọi là “dịch công chứng”. Ở Đức, bản dịch có giá trị với cơ quan nhà nước thường là bản dịch có xác nhận (beglaubigte Übersetzung) do người dịch được tòa án hoặc cơ quan tư pháp của bang tuyên thệ hoặc ủy quyền thực hiện. Người dịch ký, đóng dấu và xác nhận bản dịch đúng và đầy đủ so với bản gốc.
Danh sách người dịch và phiên dịch được công nhận nằm trong cơ sở dữ liệu chung của ngành tư pháp liên bang và các bang, như Bộ Tư pháp bang NRW giới thiệu. Anh chị có thể tra theo ngôn ngữ “Vietnamesisch” và theo bang.
Lưu ý: bản dịch làm ở Việt Nam, kể cả đã chứng thực tại phòng tư pháp, không phải lúc nào cũng được cơ quan Đức chấp nhận. Trang hỏi đáp của Standesamt Berlin nêu giấy tờ không phải tiếng Đức thường phải được dịch bởi người dịch được công nhận và tuyên thệ, nộp kèm bản gốc.
Khi nào cơ quan Đức yêu cầu bản dịch có xác nhận
Một số tình huống thường gặp:
- Standesamt (phòng hộ tịch): khai sinh cho con, đăng ký kết hôn, ghi chú khai sinh ở nước ngoài. Theo Service Berlin, khi khai sinh cho con, giấy tờ không phải tiếng Đức phải được dịch bởi người dịch tuyên thệ ở Đức, và giấy tờ thường phải nộp bản gốc.
- Ausländerbehörde (cơ quan ngoại kiều): ví dụ xin cư trú đoàn tụ vợ chồng ở Berlin, Service Berlin yêu cầu bản dịch có xác nhận của giấy kết hôn cấp ở nước ngoài, và tùy nước cấp có thể cần thêm Apostille hoặc hợp pháp hóa.
- Nhập quốc tịch, hồ sơ trường học, hồ sơ công việc: mỗi cơ quan có yêu cầu riêng.
Quy định cụ thể khác nhau theo bang và theo từng hồ sơ. Cách chắc chắn nhất là hỏi trực tiếp cơ quan sẽ nhận hồ sơ: cần bản gốc hay bản sao, cần dịch toàn bộ hay một phần, có cần hợp pháp hóa không.
💡 Mẹo của Sao Chi
Trước khi dịch, anh chị hãy hỏi cơ quan nhận hồ sơ cần dịch bản gốc hay trích lục, và nên hợp pháp hóa giấy tờ ở Việt Nam trước, vì Đại sứ quán Đức yêu cầu nộp kèm bản dịch tiếng Đức.
Hợp pháp hóa giấy tờ Việt Nam: không dùng Apostille với Đức
Theo Hội nghị La Hay (HCCH), Việt Nam gia nhập Công ước Apostille ngày 31/12/2025, có hiệu lực từ 11/9/2026. Tuy nhiên, Bộ Ngoại giao Đức cho biết Đức đã phản đối việc gia nhập này, nên công ước không áp dụng giữa Đức và Việt Nam. Giấy tờ Việt Nam dùng ở Đức vẫn đi theo con đường hợp pháp hóa lãnh sự.
Theo Đại sứ quán Đức tại Hà Nội, quy trình gồm:
- Bản chính hoặc trích lục được hợp pháp hóa sơ bộ tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao ở Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM.
- Nộp tại Đại sứ quán Đức ở Hà Nội (giấy tờ cấp ở các tỉnh phía Bắc và một phần miền Trung, cần đặt hẹn) hoặc Tổng lãnh sự quán Đức ở TP.HCM (các tỉnh phía Nam và một phần miền Trung), kèm bản dịch tiếng Đức.
- Thời gian xử lý khoảng một tuần, giấy tờ được gửi trả qua bưu điện. Lệ phí 30 euro mỗi giấy từ 1/7/2025, trả bằng tiền mặt VND.
Chỉ một số loại giấy được hợp pháp hóa, trong đó có giấy khai sinh, giấy kết hôn, giấy chứng tử, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bản án ly hôn và phiếu lý lịch tư pháp. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp.
Khi cơ quan Đức yêu cầu thẩm tra giấy tờ
Nếu cơ quan Đức nghi ngờ một giấy hộ tịch, họ có thể yêu cầu thẩm tra giấy tờ (Urkundenüberprüfung). Theo Đại sứ quán Đức, cá nhân không tự yêu cầu được; chỉ cơ quan Đức gửi yêu cầu tương trợ hành chính.
| Thủ tục | Ai khởi động | Thời gian | Chi phí |
|---|---|---|---|
| Hợp pháp hóa (Legalisation) | Người có giấy tờ hoặc người được ủy quyền | Khoảng 1 tuần | 30 euro mỗi giấy |
| Thẩm tra (Urkundenüberprüfung) | Chỉ cơ quan Đức | Thường khoảng 5 tháng | Từ 193 euro cho 1 giấy (đăng ký ở Hà Nội hoặc TP.HCM), 263 euro nếu ở tỉnh khác |
Hồ sơ thẩm tra cần bản chính hoặc trích lục kèm bản dịch tiếng Đức, giấy ủy quyền luật sư có chữ ký được chứng thực, địa chỉ đăng ký cuối cùng ở Việt Nam và bản sao hộ chiếu.
Sao Chi đê!
Cần dịch giấy khai sinh sang tiếng Đức?
Sao Chi hướng dẫn anh chị chuẩn bị bản dịch và hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan nhận.
Bé sinh ở Đức: dịch giấy khai sinh Đức cho Đại sứ quán Việt Nam
Nếu muốn đăng ký khai sinh cho con tại Đại sứ quán Việt Nam, anh chị có thể xem hướng dẫn thủ tục hộ tịch của Đại sứ quán. Một số điểm chính:
- Áp dụng khi cha mẹ đều là công dân Việt Nam, khi mẹ là công dân Việt Nam và cha không quốc tịch hoặc chưa xác định, hoặc khi cha mẹ có một người nước ngoài và thỏa thuận bằng văn bản chọn quốc tịch Việt Nam cho con.
- Hồ sơ gồm tờ khai, giấy khai sinh hoặc giấy chứng sinh do cơ quan Đức cấp, hộ chiếu và giấy phép cư trú của cha mẹ, giấy kết hôn (nếu có), giấy xác nhận đăng ký cư trú cấp trong vòng 6 tháng có ghi tình trạng gia đình.
- Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Đức cấp không phải hợp pháp hóa lãnh sự, trừ khi Đại sứ quán nghi ngờ tính xác thực.
- Giấy tờ tiếng nước ngoài phải kèm bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh có chứng thực chữ ký người dịch, trừ khi người dịch nằm trong danh sách cộng tác viên dịch thuật của Đại sứ quán.
Nếu bé đã được khai sinh tại Standesamt, Đại sứ quán ghi vào sổ hộ tịch và cấp trích lục ghi chú khai sinh. Ở Berlin, Standesamt cũng cấp giấy khai sinh quốc tế (đa ngữ) với lệ phí 12 euro; anh chị nên hỏi Đại sứ quán xem loại giấy này có cần dịch thêm không.
Bài viết chỉ là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Yêu cầu cuối cùng do cơ quan nhận hồ sơ quyết định.
Giải đáp nhanh
Bản dịch làm ở Việt Nam có dùng được ở Đức không?
Không phải lúc nào cũng được. Standesamt Berlin nêu bản dịch thường phải do người dịch được công nhận và tuyên thệ thực hiện; anh chị nên hỏi trước cơ quan nhận hồ sơ.
Giấy khai sinh Việt Nam có cần Apostille không?
Không. Theo Bộ Ngoại giao Đức, Công ước Apostille không áp dụng giữa Đức và Việt Nam; giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Đức ở Việt Nam.
Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Đức mất bao lâu?
Theo Đại sứ quán Đức tại Hà Nội, khoảng một tuần, lệ phí 30 euro mỗi giấy từ 1/7/2025, sau khi đã hợp pháp hóa sơ bộ tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.
Giấy khai sinh Đức của bé có cần hợp pháp hóa để nộp Đại sứ quán Việt Nam không?
Theo hướng dẫn của Đại sứ quán Việt Nam, giấy tờ do cơ quan Đức cấp không cần hợp pháp hóa, nhưng cần bản dịch tiếng Việt hoặc tiếng Anh.
Nguồn
- Deutsche Botschaft Hanoi: Legalisation vietnamesischer Urkunden
- Deutsche Botschaft Hanoi: Urkundenüberprüfung
- Auswärtiges Amt: Haager Apostille-Übereinkommen
- HCCH: Status table Apostille Convention
- Standesamt Berlin: FAQ Geburtsbeurkundung
- Service Berlin: Geburt eines Kindes melden
- Service Berlin: Aufenthaltserlaubnis für Ehegatten
- Justiz NRW: Dolmetscher und Übersetzer
- Đại sứ quán Việt Nam tại Đức: Hướng dẫn thủ tục hộ tịch
Thông tin kiểm tra ngày 20/10/2026. Quy định và lịch bay có thể thay đổi, anh chị kiểm tra lại trước khi đi.
